آیا تا به حال احساس خستگی یا بی‌انگیزگی در یک جلسه برای شما رخ داده؟
یا اینکه از خودتان این سوال را پرسیده‌اید که "اصلا من اینجا چه کار می کنم؟" یا اینکه "چرا این جلسه تموم نمیشه؟"
آیا تا به حال فکر کرده اید که فرآیند اخذ تصمیم یا حل مسئله در یک جلسه چقدر می تواند خسته کننده و غیر موثر باشد؟
در حالی که جلسات سازمانی به عنوان ابزاری قدرتمند برای برقراری ارتباط بین اعضای تیم و سایر تصمیم‌گیران به شمار می‌روند و یکی از درگاه‌هایی هستند که ساعات کاری روزافزون محل کار را پر می‌کنند ولی نتایج نظرسنجی‌ها حاکی از امر دیگری است و آن اینکه این جلسات عموما باعث سوبرداشت‌های مختلف شده و در نتیجه به ابزاری برای از بین بردن خلاقیت تبدیل می‌شوند. چابک بودن یک فرایند مدیریت منظم در طول اجرای پروژه است. و این مسئله یعنی متدهای مدرن توسعه‌ی چابک همیشه در ساختار تیم یارگان برای پیشبرد پروژه ها و اهداف شرکتی مدنظر قرار گرفته است. که از جمله ی این متدها می توان به راه های ارتباطی بین تیمی موثر، خود مدیریتی و فرآیند پیوسته ی توسعه ی فردی اشاره کرد. این اعتماد بینا تیمی ممکن است در فرآیند جلسات خسته کننده و غیر موثر مورد آسیب واقع شود.
در این مقاله چند نکته برای مدیریت بهتر و موثرتر جلسات ارائه می‌شود.
1- هدف تشکیل جلسات را به روشنی تعریف کنید
یک جلسه‌ی موثر شامل یک چالش در راستای اهداف آن جلسه برای هر یک از اعضای شرکت کننده در جلسه است. شما نباید خروجی‌ای در قالب حل شدن همه‌ی مشکلات و اجماع کامل همه‌ی افراد روی یک مسئله را در پایان جلسه انتظار داشته باشید. چیزی که از طرف شما باید مورد تاکید قرار گیرد این مسئله است که همه‌ی اعضا را ترغیب به شرکت در بحث کنید و از آنها بخواهید که تمامی حواس خود را روی سوال اساسی جلسه متمرکز کنند. مدیر پروژه‌ها می‌توانند در طول روز چندبار با اعضای تیم وضعیت پروژه‌ها را مورد بررسی قرار دهند و تغییرات جدید در ساختار پروژه را به اعضای تیم انتقال دهند و پس از دریافت بازخورد بدون هیچگونه ابهامی اهداف جلسه‌ی مربوط به پروژه را به صورت کاملا شفاف برنامه‌ریزی کنند. که جلسه‌ی آتی مربوط به حل یک مسئله خواهد بود یا اینکه به دنبال اتخاذ یک تصمیم هستیم.
2- دستور کار جلسه را به صورت ساده و واضح پیش از جلسه تعریف کنید
هر چه تعداد موضوعات بیشتری در جلسه مورد بحث قرار گیرد ریسک اینکه جلسه‌ی مورد نظر با خروجی‌ای غیرموثر به اتمام برسد افزایش می‌یابد. تجربه ما نشانگر این است که در طول یک جلسه بیش از 4 مسئله نباید مورد بحث قرار گیرد. یک خلاصه اطلاعاتی در مورد جلسه باید در اختیار اعضا قرار گیرد تا همه‌ی افراد اطلاعات یک شکلی از مسئله مورد نظر در ذهن داشته باشند. هر موضوعی که خارج از دستور جلسه است باید کنار گذاشته شود و این وظیفه و مسئولیت شرکت‌کنندگان در جلسه است که تمامی تمرکز خود را بر روی مسائل پیشرو قرار دهند و در روبرو شدن با مسائل تخصصی مربوط به حوزه کاریشان به جای منحرف کردن بحث به مسائل تخصصی جزئی، چالش و پرسش اساسی را کالبدشکافی کنند.
3- مدیریت زمان موثر
شما باید در سازمان یا شرکت خود شهره به احترام به وقت دیگران و ارزشمند دانستن زمان آنها باشید. به همین دلیل بخشی از تلاش ما در تیم یارگان در طول جلسات تاکید بر این مسئله است که زمان افراد شرکت کننده در جلسه برای ما مهم است. برنامه‌هایی باید برای مدیریت بحث‌هایی که خارج از دستور قرار دارد از پیش مورد بررسی قرار گیرد. در جلساتی که با حضور مشتریان همراه است باید مدیر پروژه‌ها سوال‌های مورد بحث را از پیش آماده کنند و چند سناریو را در مورد سوالات مشتریان مورد بحث قرار دهند و راه موثری برای انتقال مفاهیم تخصصی در حوزه توسعه‌ی نرم‌افزار به مشتریان را به وجود آورند که این کار یک روشی برای استفاده بهینه از زمان محسوب می‌شود. یک تیم چابک باید شرایطی را برای انتقال مفاهیمی مانند فرهنگ سازمانی، رفتارهای سازمانی و روابط معنادار از سوی سازمان به مشتریان به وجود آورد و همچنین شما باید این اعتماد را ذهن مشتریان ایجاد کنید که شما در روبرو شدن با یک مسئله آن را از دیدگاه مشتری مورد تحلیل قرار داده و بهترین پاسخ را متناسب با نیاز نه آسان‌ترین راهکار ارائه می‌کنید.
4- شرکت‌کنندگان در جلسه را به دقت مورد بررسی قرار دهید
وقتی شما در حال برنامه‌ریزی برای تشکیل یک جلسه هستید شما باید اطمینان حاصل کنید که افرادی که به جلسه مورد نظر دعوت می‌شوند باید به شکلی در مسئله‌ی پیشروی جلسه دخیل باشند و نسبت به پیشبرد جلسه احساس مسئولیت کنند. این مورد به صورت مستقیم نسبت به خروجی و کیفیت جلسه تاثیرگذار می‌باشد. همچنین مورد بررسی قرار ندادن این مورد می‌تواند منجر به اتلاف منابع سازمانی شود.
5- جو مثبت در جلسه را حفظ کنید
شما به عنوان مدیر پروژه در طول جلسات باید به روش‌های مختلف، نقش تسهیلگر در جلسه را ایفا کنید. مدیران جلسات باید فضای مثبتی را فراهم کنند که در آن افراد مشتاق به مشارکت شده و در بیان نظرات خود نسبت به عواقب سخنان خود در مورد موضوع مورد نظر نگرانی نداشته باشند. جلسه اجرای تک نفره مدیر در مقابل دیگران نیست و این وظیفه‌ی مدیر جلسه است که پیش از شروع، فضای راکد حاکم بر حاضران را از بین برده و انرژی کافی برای ارائه نظرات را به آنها انتقال دهد. آنها را در راستای دستیابی به اهداف جلسه هماهنگ کند و نقش آنها را در یک روندی صعودی برای جلسات بعدی سازنده‌تر کند.
6- یادداشت برداری و پیگیری
به منظور کاهش ریسک و از بین بردن سوبرداشت یا برداشت‌های چندگانه از جلسه‌ی مورد نظر ضروری است که پس از اتمام جلسه خلاصه‌ای از صحبت‌های صورت گرفته در اختیار شرکت کنندگان قرار گیرد تا اجماعی در زمینه‌ی خروجی‌های جلسه بین شرکت کنندگان حاصل آید. این کار فرایند برگذاری جلسات آتی را نیز تسهیل خواهد کرد.
شرکت یارگان دارای رتبه سه تولید نرم‌افزار از شورای عالی انفورماتیک واجد تخصص لازم در تولید و مشاوره در تولید نرم افزارهای (وب ، موبایل و دسکتاپ) است.
برای اخذ اطلاعات بیشتر می‌توانید با شماره تلفن 88991720 021 تماس برقرار کنید.
